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Las mejores herramientas de marketing y productividad para teletrabajar desde casa

Durante las últimas semanas, y debido al momento tan excepcional que estamos viviendo, han sido muchas las personas que me han preguntado cuáles son las herramientas de teletrabajo que utilizo en mi día a día para gestionar mi negocio desde casa y tener todos los procesos, tanto digitalizados como automatizados.

Así que he escrito este post con la intención de ayudarte y ahorrarte horas preguntando o buscando por internet las mejores opciones.

Conocerás para qué uso cada herramienta y tendrás algunas ideas que te ayudarán a tomar la decisión adecuada a la hora de organizar tus procesos.

¡Allá vamos!

Estas herramientas me ayudan a hacer que el proceso de tener un equipo deslocalizado sea mucho más fluido:

Herramientas de teletrabajo para optimizar la comunicación y gestión del equipo​

1. Zoom

2. Slack

3. Asana

4. Useloom

5. Drive

6. Dropbox

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Seguramente sea esta una de las aplicaciones que más uso a diario. Zoom es la herramienta de videoconferencia más fácil de usar y con muchas opciones que harán de tus reuniones, eventos digitales o webinars una buena experiencia digital.

Estas son las facilidades que te brinda Zoom para que el teletrabajo sea más sencillo:

  •  

    Grabar la videoconferencia.

    Te almacena tanto el vídeo en sí, como los audios por separado. Y si has utilizado el chat escrito, también te lo exporta.

Variedad de formatos

  • Webinar: puedes configurar este formato si vas a impartir una masterclass en directo y prefieres interactuar con tu audiencia por el chat escrito.
  • Reuniones: en las que se te ve tanto a ti como a las personas que interactúan contigo.

    En mi caso, utilizo este formato para las tutorías de todos mis cursos, porque me gusta hablar de tú a tú con los alumnos y ayudarles con la evolución de la formación.

  • Grupos internos dentro de una misma conexión: utilizo esta opción para proponer acciones de networking o trabajos en equipo

    Por ejemplo, puedes hacer una tutoría con 50 alumnos, con todas las pantallas conectadas o, si te interesa, puedes crear 10 grupos de 5 personas para que trabajen un ejercicio concreto.

    Además de conseguir que se apoyen unos a otros, tú mismo podrías pasarte por cada una de las salas que se crean en ese momento para resolver dudas o inquietudes.

  • Todos los asistentes que quieras

En la versión gratuita puedes hacer una convocatoria de hasta 100 personas. En la premium puedes tener hasta 1000 personas en directo.

  • Todas las opciones para hacer clases dinámicas:

Puedes compartir pantalla y enseñar tanto un powerpoint que tengas en tu ordenador
También puedes conectar tu Ipad y explicar conceptos con alguna app que emule una pizarra electrónica. Esta opción me gusta mucho porque me ayuda a resolver dudas al instante con cualquiera de mis alumnos.

  • Compatibilidad para hacer directos en Facebook

Es una de las mejores opciones para hacer un directo dentro de Facebook con la opción de compartir pantalla con una persona a la que entrevistes. (Facebook no te da esta opción por si solo)

Solo tienes que conectar las dos aplicaciones y realizar los directos que quieras.

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Slack

Esta es la aplicación que utilizo para comunicarme con el equipo, con colaboradores e incluso con clientes y alumnos.

Es un chat que mejora las funcionalidades que puedes tener en whatsapp u otro tipos de chat como hangout, porque tienes la opción de crear canales temáticos e incluir en ellos solo a las personas que les afecte ese tema.

Por ejemplo, puedes crear canales según:

  • Departamentos de tu empresa.
  • Proyectos que estés impulsando o implicado.
  • Temáticas de las lecciones de un curso.

Utilizar esta herramienta ha reducido a la mitad todo el flujo de trabajo que generaba anteriormente por correo. Y creeme, da mucha liberación, con la ventaja de que te comunicas en tiempo real con las personas de tu proyecto y se puede ser mucho más eficiente.

Además, puedes integrarlo con otros servicios que ya utilices, como Google Bussines, Google Calendar o Dropbox. Si lo integras, te va a crear un canal y te va a llegar todas las notificaciones por allí, lo que te ahorra gestión de correo y te optimiza todas tus gestiones.

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Asana

Hasta ahora, Asana es la herramienta más completa y sencilla de utilizar que he encontrado para gestionar el flujo de trabajo con el equipo.

Después de utilizar algunas como To Do Iist o Kanban Flow, Asana para mí representa lo mejor de estas dos en un mismo lugar.

Y me ha permitido tener una visión general del estado de las tareas de los diferentes proyectos y al mismo tiempo, ser más productivo con mis tareas.

Eso sí, requiere antes un estudio de tu propio flujo de trabajo hasta que encuentras la mejor manera de jerarquizar tus proyectos, definir las tareas y subtareas.

Por que tiene muchas opciones y has de usarlas de manera que sea práctico para tí y tu equipo.

Te voy a contar cómo lo hacemos desde Monetizados.

  • Tenemos una tarea general que supone el resultado del objetivo que queremos conseguir dentro de un proyecto. Y esta tarea general, la desarrollamos dentro en subtareas para conseguir hacerla.
  • Cada tarea y subtarea se puede asignar a las personas implicadas en llevarlo a cabo. En nuestro caso, la tarea general se asigna al supervisor de todos los procesos que implica, y la subtarea, a las personas que están encargadas de llevar a cabo esa acción.
  • Después de realizar varias pruebas, hemos creado tantos proyectos como cursos y proyectos tenemos en la empresa, ya que hemos detectado que todas las acciones de los diferentes departamentos confluyen en un mismo proyecto o curso.
  • Conozco a colegas que tienen tantos proyectos en Asana como departamentos de su empresa, pero en nuestro caso, funcionamos mejor como equipo si tenemos la visión general de cada proyecto en un mismo espacio.
  • Dentro de cada proyecto, tenemos secciones que están delimitadas por departamentos que intervienen en ese proyecto. Y dentro de cada proyecto, las tareas y subtareas.

Cada tarea te permite la asignación de una persona y la mención de todas las personas implicadas en esa tarea. También puedes fijar la fecha límite en esa tarea e incluso añadir una etiqueta que sirva para tu organización interna.

En nuestro caso, hay algunos miembros de equipo que utilizan las etiquetas para definir prioridades del día. Si es el foco del dia, añaden esta etiqueta. Si es una acción de seguimiento, esta otra.

Más ventajas de Asana:

  • Cada tarea tiene varias vistas. Hay personas del equipo que prefieren ver las tareas en listado, otras en calendario, otras en cronograma… A mi particularmente me gusta más en columnas. Así que cada uno, cuando abre un proyecto, selecciona su propia vista para organizarse mejor mentalmente
  • En cada tarea puedes añadir archivos, fotos, videos.. Lo que quieras. Es muy cómodo tener el historial de la evolución de un proyecto en un mismo lugar porque asegura que ese proyecto evolucione a buen ritmo.
  • Recibes notificaciones todos los días con lo que hay que hacer. Lo tengo activado en el móvil y todas las mañanas veo en un vistazo cuáles son las prioridades del día y en qué me tengo que poner las pilas.
  • Cuando terminas un proyecto, puedes archivarlo. Esto es una ventaja para procesos que se repiten en el tiempo. En nuestro caso, en los Lanzamientos (aunque ninguno es igual) se repiten casi las mismas acciones. Poder checkear todas las acciones de un lanzamiento archivado cuando estás preparando el que tienes entre manos, te ayudan a no empezar de cero siempre y saber por donde tienes que empezar para hacerlo mejor y diferente😊
Diferencias entre Slack y Asana

Esta es una de las preguntas que más me han hecho cuando he compartido los mismos consejos que estoy compartiendo hoy contigo.

Porque las dos aplicaciones te sirven para trabajar en equipo, comunicarse y ahorrar procesos de trabajo.

La diferencia es que Slack es una comunicación instantánea, en la que se trabaja con avisos inmediatos o incluso para hacer un brainstorming. Pero en Asana es donde se trabaja y se deja constancia de los procesos terminados. Es desde donde se organiza el flujo de todas las acciones y se desarrolla de forma determinada.

En nuestro equipo es muy frecuente que si tenemos una prioridad, le diga a un compañero que se mire X proyecto y le copie el enlace de Asana donde tiene la explicación de todo lo que necesito de él y el histórico de ese proyecto.

Con esta simple acción, no solo estoy potenciando la inmediatez sino que me estoy ahorrando de dar una explicación porque ya está todo registrado en Asana.

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Useloom

Esta herramienta te permite mandar videomails. Sí, así, como lo oyes: es la evolución del mail del toda la vida a lo realmente digital… Y al mismo tiempo, cercano.

Me explico. Al comienzo de este post te contaba que tanto slack como asana te ayudaban a reducir el volumen de mails entrantes.

Y es que hay algunos mails que se deben seguir mandando, como una propuesta de venta o análisis profundos.

Para evitar tener que escribir mucho para una buena explicación y al mismo tiempo, mostrar cercanía, nació Loom.
Con Loom puedes grabar en video el mensaje que quieras compartiendo pantalla o no (tienes tres opciones de visualización; compartiendo campaña saliendo tú mismo en un círculo, no saliendo tú, solo pantalla. Y la tercera opción, solo tú)

Lo bueno de esta herramienta es que no tienes que descargar el video para mandarlo por mail, sino que al reenviarlo, se genera un mail con un gif (que no pesa nada y que es la previsualización del video que has grabado) con un enlace automático para que tu destinatario lo vea.

Al acceder a este enlace, la persona que reciba tu mail va a poder ver tu video y comentar, por minutos, qué le parece cada uno de tus consejos.

Imaginate lo práctico que es trabajar así mucha de tus comunicaciones a partir de ahora.

Esta herramienta se creó con este fin, pero también lo puedes utilizar para crear videos-tutoriales. Tanto para alumnos como para los procesos internos de tu empresa. La aplicación te da la opción de bajar cada video, con lo que puedes subirlo a una plataforma de video y después distribuirlo de forma habitual.

Otro de los usos que yo le doy es para corregir videos nuestros que veis en redes sociales o en la web. Cuando el videomaker lo monta, lo sube a esta plataforma y yo le marco el momento exacto del video en el que le aporto una idea.

Es mucho más práctico parar el video y comentar dentro de la plataforma loom que tener que mirar qué minuto es, apuntarlo y luego pasarlo por mail. 😉

La versión gratuita te da la opción de hacer videos ilimitados para toda la vida, pero tiene restricción de almacenamiento, que no te la da en el plan básico.

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Drive

Para mí DRIVE es mi oficina virtual, la que comparto con el equipo y colaboradores. Es nuestro centro de operaciones.

Ahí tenemos toda la empresa dividida por áreas (cada una de ellas una carpeta) y tenemos acceso general o limitado según qué usuarios y proyectos.

La ventaja de drive es que es una nube universal y nos acompaña con el mismo gestor de correo que utilizamos, (GMAIL).

Nos permite trabajar con documentos colaborativos de los mismos formatos que Microsoft (word, excel, ppt…) hay compatibilidad tanto con Windows como con Mac, e incluso se puede trabajar en tiempo real, con lo que para mi, que tengo la mayor parte del equipo en remoto, me resulta extremadamente útil.

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Dropbox

Seguramente pienses que si tienes una nube como Drive, porqué tener dropbox.

La verdad es que dropbox en sus principios era simplemente un cloud de almacenamiento.

Pero desde la irrupción en el mercado de Google Drive y la cuota de mercado que rápidamente se hizo, Dropbox empezó a espabilar y a empezar ofrecer algunas de las funcionalidades que Drive, cómo trabajar con documentos compartidos en línea, seguridad en las carpetas que elijas o trabajo en equipo a través de chat.

Yo sigo utilizando dropbox como almacenamiento, como en un principio. De aquellos archivos que sepa que no voy a utilizar en tiempo, pero que prefiero tenerlos en un almacén de forma segura.

Y en Drive puedo unificar todos los documentos de trabajo diario.

Creación de contenido

1. Adobe

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Adobe

Es la herramienta que utilizamos para montar nuestros videos. Es una herramienta profesional, pero muy al alcance de cualquier persona porque su uso es muy intuitivo.

En Monetizados utilizamos esta herramienta para:

  • Editar los videos con corta y pega de toda la vida, trabajando en canales separados el video y el audio e imágenes
  • Para poner las transiciones y efectos que ves en algunos de estos vídeos. Hay un banco de ellos en la herramienta, pero también puedes exportarlos.
  • Para cambiar la resolución del video y adaptarlo a todas las plataformas. Premiere tiene los presets ajustados, con lo que solo tienes que seleccionar si es para Vimeo, YouTube o cualquier red social y en qué calidad.
  • Te da la opción de convertir el video en los formatos que quieras (horizontal o vertical)
  • Puedes hacer superposiciones de imagen, a doble ventana, triple… Lo que desees
  • También titulamos los videos y montamos la carátula de muchos de ellos

Como novedad, Adobe te da la opción de guardar tus archivos en la nube (es muy práctico si viajas constantemente y te interesa montar en cualquier momento sin depender de un disco duro siempre).

Además, hay muchos video-tutoriales y un soporte contínuo que te ayuda a mejorar cada dia y probar muchas opciones para potenciar tus videos cada día.

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Herramientas SEO

1. Vidiq

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vidiq


Es el chivato por excelencia de YouTube.

Esta herramienta te ayuda a saber el mejor posicionamiento SEO para tu video en YouTube.

Solo tienes que configurar la extensión en tu YouTube y automáticamente te da, en su versión gratuita, datos sobre:

  • Cómo de posicionado está tu video respecto a la competencia con una puntuación de 0 a 100
  • Qué videos de tu temática está mejor posicionado
  • Qué palabras están bien posicionadas y qué porcentaje de mejora tienes
  • Las visitas por hora
  • La tasa de LIKES

E incluso: 

  • Puedes ver las estadísticas de FB si relacionas ambos canales

Esta aplicación sirve no solo para mejorar el SEO de tus vídeos con todas las pistas sino también para estudiar qué huecos tienes en YouTube sobre tu temática. Y como no, estudiar a la competencia para ofrecer algo diferente. 

Redes Sociales

1. Metricool

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Metricool

Esta es una de las herramientas de programación y análisis de estadísticas para redes sociales y web que mejor me ha funcionado hasta el momento (y te aseguro que han sido unas cuantas)

La ventaja de metricool frente a otras:

  • Una interfaz muy intuitiva, muy fácil de gestionar.
  • Puedes programar redes desde un calendario, si eres tan visual como yo, esta opción te gustará.
  • Puedes crear listados de contenido automáticos. Para Twitter, que es una red que exige mucho contenido, es una liberación.
  • Te da los datos de una manera muy atractiva a nivel visual y muy fácil de entender. Y Son datos muy pormenorizados

Ahora, además, puedes gestionar los anuncios desde la propia aplicación. Si te digo la verdad, no he ahondado en esta funcionalidad porque estoy acostumbrado a hacerlo desde las plataformas de las redes sociales. Pero es un grado diferenciador frente a otras.

También tiene una funcionalidad para Instagram que es todo un descubrimiento.

Puedes hacer linkeable cada una de las fotos de tu perfil de Instagram con Metricool.

La forma de hacerlo: esta app “replica” tu perfil y en ese nuevo look and feel cuando linkeas una foto, te la dirige al link que desees.

La forma en que tu audiencia puede verlo es poniendo ese enlace a tu perfil replicado y linkeable en la misma bio.

Diseño

1. Crello

2. 99designs

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Crello

Crello es hasta el momento la mejor plataforma para hacer diseños fáciles, divertidos y con movimiento.
Frente a otras plataformas, ofrece en su versión gratuita muchos modelos, pero la versión de pago es superior en todos los sentidos.

Ya no sólo puedes hacer un diseño bonito para redes. Puedes crear post con gifs o videos animados, o crear las máscaras para tus memes.

Te da la opción de diseñar todo tipo de formatos que necesites para tu empresa, desde diseños para promociones, para web, para la oficina, para la web o para tus videos.

Están en constante innovación, porque cada día puedes ver nuevas plantillas que se ajustan al momento que estás viviendo, como navidades, pascua o el partido de la Super Bowl.

Otra de las cosas que más me gustan de esta app es que puedes seleccionar todos tus diseños y archivos por carpetas, no tenerlo todo en un batiburrillo.

Por un lado, las carpetas que yo tengo de los diseños están definidas por el objetivo al que destino esos diseños.

Por otro lado, en la parte de archivos que subo para trabajar con ello en los diseños, como un logotipo, también lo puedes ordenar y tipificar en una carpeta para tenerlo todo a mano visualmente.

Dentro de la app también tienes banco de fotos, de stickers, de fondos… Una opción gratuita (que es bastante grande) y de pago. Y la renuevan a diario para que siempre encuentres inspiración.

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99designs

Es una plataforma que reúne a diseñadores de todo tipo que te ayudan a crear desde un logo hasta una plantilla de diseño para redes sociales o el diseño de tu camiseta corporativa.

La dinámica es curiosa y muy pensada para satisfacer al usuario.

Tú completas, mediante un cuestionario, los datos básicos del briefing del diseño que necesitas.

Cuando publicas tu oferta, varios diseñadores tienen la opción de “concursar”. Y cuando concursan, te hacen propuestas gracias a ese briefing.

Con la propuesta de diseños, tú puedes pedir a todos los candidatos que hagan cambios, mejoras o correcciones.

Y ellos, hasta el punto que quieran, lo van haciendo.

Después de unos días, eliges a los semifinalistas con los que trabajarás nuevas ideas del concepto.

Y después, eliges a los diseñadores ganadores, que van a servir de base para mejorar, ya no para buscar nuevas ideas.

Administración y Control de Ventas

1. Holded

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Holded

Con esta aplicación puedes decir adiós a depender de un contable para analizar tus finanzas, hacer facturas o llevar un control de tu empresa.

Con holded puedes:

  • Hacer facturas y presupuestos en 30 segundos. Puedes tener todos tus productos y servicios configurados y después solo es elegir el que tengas que poner en el presupuesto y factura.
  • Si haces un presupuesto y te lo aprueban, puedes ir al documento almacenado en la aplicación y convertirlo en factura en un click. Automáticamente pasa al departamento de facturas y a tu propia contabilidad.
  • Gestionar tu IVA. Al subir las facturas para la gestión de la contabilidad, te dice en tiempo real el IVA a pagar si miras las estadísticas.
  • Tiene una app que sirve para escanear desde el móvil esos tickets que te puedes contabilizar. Y Automáticamente te lo sube a la plataforma.
  • La contabilidad que te realiza es como la contabilidad tradicional, con sus asientos y todo lo necesario para llevar una gestión que cumple los parámetros de la administración.
  • Te permite ponerte objetivos y demostrarte con gráficos si los cumples.

Además, desde la propia plataforma:

  • Puedes mandar emails con facturas, avisos o novedades de tus productos. 
  • Si tienes un gestor que te lleva la contabilidad. puedes añadirle como usuario y podéis, juntos, analizar los números y estar siempre al tanto de todo movimiento.

Me parece muy cómoda esta herramienta para asumir el control de tus finanzas y no depender de personas que te lo lleven para saber qué números tienes en cualquier momento del día. 

 

Esto no quiere decir que puedes prescindir de un gestor si no quieres (yo aconsejo que siempre cuentes con un especialista que te pueda asesorar en cualquier momento) sino que Holded te ayuda a familiarizarte más con los números por su interfaz sencilla y su fácil uso. 

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Javier Elices

Javier Elices

Después de trabajar en importantes Multinacionales como Havas Media o Telefónica, tanto en España como en otros países, decidí dar un giro a mi vida y lanzarme a lo que realmente me apasiona, que es emprender y lanzar proyectos online que generen beneficios. Todo el camino que recorro para ello, te lo cuento en el blog de Monetizados donde aprenderás cómo conseguir ingresos con tus proyectos ayudándote en los consejos SEO y las herramientas que te presentaré.

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